Оплата проезда на метро в командировке

Содержание
  1. Компенсация транспортных расходов в командировке
  2. Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу
  3. Проезд по городу во время командировки
  4. Постельное белье и питание в поезде
  5. Платный выбор места в салоне самолета
  6. Бензин и платная парковка для автомобиля
  7. Транспорт в Москве: как сэкономить?
  8. Какие билеты есть в Москве?
  9. Какой проездной самый выгодный?
  10. Примеры
  11. Оплата проезда в командировке: как оплачивать расходы на служебный и личный автомобиль, такси, общественный транспорт, аренду авто?
  12. Оплачивается ли дорога туда и обратно?
  13. Оплата в месте назначения
  14. Компенсация за общественный транспорт
  15. Расходы на личный авто
  16. Как оплачивать служебный автомобиль?
  17. Если работник ездит на такси
  18. Аренда транспорта
  19. Выводы
  20. Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском
  21. Отзываем сотрудника из отпуска
  22. Пересчитываем отпускные
  23. Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска
  24. Компенсируем расходы на проезд
  25. Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт
  26. Оформляем отпуск
  27. Считаем, что можно учесть в расходах
  28. После командировки в отпуск
  29. Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы
  30. Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу
  31. После отпуска в командировку
  32. Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2021, возмещение расходов командировочных
  33. Авансовый отчёт
  34. Расчёт командировочных
  35. Однодневная командировка
  36. Командировка с превышением суточных

Компенсация транспортных расходов в командировке

Оплата проезда на метро в командировке

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместитьрасходы сотрудника на проезд к месту командировки (статья168).

В пункте 11 другого нормативного документа —Положения о служебных командировках — указывается,что возмещаются и другие расходы, которые работник производитс разрешения или ведома работодателя.

Мы собрали списоктранспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросыи у командированных, и у бухгалтеров,и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Как сказано выше, оплата дороги до местакомандировки — забота компании. И некоторые могутспросить: считается ли проезд в командировкус момента посадки на поезд или в самолет или раньше?Таким образом, должна ли компания оплатить сотруднику дорогудо аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению о служебных командировках,то пункте 12 уточняется, что в расходына проезд к месту командировки входит дорогак аэропорту, станции или пристани, при условии, что онинаходятся за пределами населенного пункта. Сотрудник можетдобираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси илиарендованном авто (каршеринг),и их можно понять. Организация может компенсироватьсотруднику стоимость поездки, при условии, что эти тратыэкономически обоснованны и имеют документальное подтверждение.Разъяснение можно найти в Письмах Министерствафинансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223,от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршерингв командироке: можно ли использовать и какотчитаться

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику надополучить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгойотчетности. Список реквизитов, которые должны быть в квитанции.Отправленный на имейл чек также подтвердиттраты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтериюс отчетом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый деньот гостиницы ему нужно добираться до места проведенияработ. Возместит ли работодатель стоимость поездоки какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайтеразберемся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировкахнапрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездкина городском транспорте во время командировки.

Однакоорганизация вправе прописать соответствующий пунктво внутреннем документе — регламенте о командировкахили коллективном договоре. Это следует из письма Федеральнойналоговой службы России от 12 июля 2011 г.

№ЕД-4-3/11246 «О порядкепризнания отдельных видов расходов, связанных со служебнойкомандировкой работника».

Если говорить про такси во время командировки, то,например, поездку от аэропорта к отелю и обратноможно зачесть как «проезд к месту командировки». Но этирасходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующимидокументами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполненияслужебного поручения, то любая организация предпочтет, чтобысотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездилна общественном транспорте. Другой вопрос, еслив населенном пункте с транспортом туго или рядом нетостановок. Этот вопрос решается на усмотрениеработодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания можетразрешить сотрудникам с определенным статусом использоватьтакси, заранее прописав это локальном нормативном акте —регламенте о командировках.

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положенияо служебных командировках, постельные принадлежности включеныв список возмещаемых расходов по командировке. А вотдополнительное питание в поезде, которое не входитв стоимость билета, — нет. На едув командировке предусмотрены суточные. А значит, чекна обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовомуотчету смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возлеаварийного выхода. За выбор места в салоне многиеавиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли этуприхоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходына командировку включаются стоимость дороги в обестороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая платуза смену места в самолете. Выбрать и оплатитьконкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании.Распечатку электронного чека необходимо сдать вместес авансовым отчетом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компаниив выборе транспортного средства для проезда к местукомандировки. Таким образом, работник может отправитьсяв командировку на служебном или личном автомобиле(об использовании авто для рабочей поездки будет отдельнаястатья).

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензинаи технического обслуживания автомобиля во время поездки.Для отчета о расходах командированному необходимо сохранятьчеки на топливо с автозаправок, а также чекина обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходына содержание служебного транспорта — если ссылатьсяна подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налоговогокодекса РФ, а также Постановление ФАС Северо-Западногоокруга от 06.10.2011 г.

№А05-11805/2010 и ПисьмоМинистерства финансов РФ от 27.04.2006 г.№ 03-03-04/1/404. Если использовался личный автомобилькомандированного, чтобы избежать споров с налоговиками,считать траты на стоянку лучше по нормам, указаннымв Постановлении№ 92 от 08.

02.2002 года.

Еще можно почитать:

Каршерингв командировке

Командировкаво время коронавируса

Какоформить отмену командировки в связис коронавирусом

Какиедокументы нужны для командировки в 2021 году

Туту — удобный сервис для организации путешествийи командировок. Подробнее проТуту Командировки

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_fares/

Транспорт в Москве: как сэкономить?

Оплата проезда на метро в командировке

Вы живете в Москве? Собираетесь сюда в командировку или на каникулы? В любом случае, общественный транспорт вам наверняка пригодится. Если передвигаться на метро, троллейбусе или автобусе приходится каждый день, волей-неволей начнешь подсчитывать средства, затраченные на общественный транспорт. К счастью, благодаря богатому выбору тарифов сэкономить можно и на транспорте.

Так как же лучше ездить по Москве? Какие типы билетов самые выгодные? Чем «Тройка» отличается от «Единого» и какой билет кому подойдет лучше? Об этом читайте ниже.

ОБНОВЛЕНИЕ: Со 2 января 2021 года цены на ряд билетов изменились. Все нижеприведённые вычисления актуальны на 2021 год.

Какие билеты есть в Москве?

В Москве есть несколько типов проездных билетов. «Единый» билет существует в нескольких ипостасях: начиная билетом на 1 проезд и заканчивая карточкой на 60 поездок. При этом билеты от 20, 40 и 60 поездок действительны в течение 90 дней.

Существуют и безлимитные «Единые»: начиная от билета на сутки и заканчивая проездным на год.

Кроме того, в Москве есть билеты на 90 минут — однако с 2021 года они доступны только на карте «Тройка». Такие билеты подойдут тем, кто пользуется и метро, и наземным транспортом.Наконец, карта «Тройка».

Сама карта стоит 50 рублей (залоговая стоимость, которую можно получить обратно, вернув билет в кассу), а далее вы пополняете счет своей карты на необходимую сумму. При этом поездка на метро обойдется вам в 36 руб., а на наземном транспорте — также в 36 руб.

Поездка по тарифу «90 минут» будет стоить 56 руб.

Какой проездной самый выгодный?

Итак, давайте разберемся какие проездные и кому подходят лучше всего.

Одноразовые билеты «Единый» за 55 рублей хороши лишь для тех, кто в Москве проездом: например, добирается с одного вокзала на другой. Этим типом билета могут воспользоваться те, кому неохота покупать карту «Тройка» ради одной или двух поездок. Покупать же подобные билеты каждый день крайне невыгодно.

Причём обратите внимание, что при бесконтактной оплате проезда прямо на турникете с помощью бесконтактной банковской карты (или с помощью мобильного телефона с чипом NFC или с Apple Pay) стоимость билета на 90 минут будет очень выгодной — в 2021 году цена по-прежнему 40 рублей!По карте «Тройка» поездка на метро обойдется на 19 рублей дешевле, чем с использованием одноразового «Единого» билета. Эта карта отлично подойдет туристам, которые собираются остаться в российской столице на неделю-две и при этом не думают ездить на метро по несколько раз в день. Для москвичей же она может оказаться не самым выгодным вариантом. Почему? Давайте разберемся. Одна поездка по «Тройке» на метро стоит 36 рублей. Это выгоднее «Единого» на 20 и 40 поездок (за 747 и 1494 рубля соответственно), по которому одна поездка выйдет в 37 рублей 35 копеек.

А вот «Единый» на 60 поездок стоит 1765 рублей. Получается, что одна поездка на метро обойдется вам в 29 рублей 42 копейки, то есть на 6,5 рублей дешевле, чем одноразовым поездкам по карте «Тройка». Получается, что «Тройка» — идеальный вариант для тех, кто пребывает в Москве краткосрочно и для москвичей, умеренно использующих метрополитен (не более 20 поездок в месяц).

При этом «Тройка» имеет определенные плюсы:

  • Средства, зачисленные на карту, хранятся 5 лет, в то время как «Единый» действует в течение 90 дней. Поэтому, если вы пользуетесь общественным транспортомредко (например, несколько раз в неделю), «Тройка» будет для вас самым экономным вариантом. Кроме того, «Тройка» отлично подойдет тем, кто часто уезжает в длительные командировки.
  • «Тройка» лучше подойдет еще и тем, кто не любит отдавать большие суммы денег сразу, а предпочитает платить постепенно.
  • Плюс для кинестетиков: пластиковая «Тройка» для некоторых (подсказывает один из редакторов «Можно дешевле») приятнее на ощупь, чем картонный «Единый».
  • На «Тройку» можно записать другой билет. То есть ваш «Единый» тоже можно записать на«Тройку».

Как мы уже выяснили, «Единый» билет может оказаться для вас выгодным, но только если вы действительно часто пользуетесь общественным транспортом. Так, билет на 40 поездок стоит 1494 рубля, то есть 37 р. 35 коп. за одну поездку (это на 1 р. 35 коп. дороже одноразового по «Тройке»). Если вы стабильно совершаете по 2 поездки в день, например, на работу и с работы, и только по будним дням (в месяце, как правило, 20 будних дней) то одноразовые билеты по «Тройке» для вас будут выгоднее «Единого». Экономия в этом случае составит 54 рубля в месяц или 648 рублей в год. При этом цена проездного на 60 поездок — 1765 рублей, то есть чуть больше 29 р. 42 коп. за поездку! Это уже на 6,5 рублей дешевле одноразового билета по «Тройке». Если вы совершаете каждый день по 2 поездки на метро, то есть 60 раз в месяц, получается, что экономия составит около 395 рублей в месяц, или более 4700 рублей в год!

Как видите, получается, что «Единый» с ограниченным числом поездок может оказаться выгоднее «Тройки». Если вам больше нравится пользоваться пластиковой карточкой, чем картонной, вы можете записать свой «Единый» на «Тройку».

Тогда вы сможете пользоваться этой картой по тарифу «Единого», хотя за сам пластиковый носитель все равно придется отдать 50 рублей (впрочем, если он вам надоест, свои деньги вы всегда сможете получить обратно).

Главное — израсходовать записанный билет «Единый» в течение 90 дней, иначе неиспользованные поездки пропадут.

Безлимитные проездные типа «Единый».

Насколько они выгодны?

Билет на сутки стоит 218 рублей: чтобы он оказался более выгодным, чем одноразовые билеты «Единый», вам придётся проехать на метро не менее 4 раз (более 5 раз, если вы обладаете бесконтактной банковской картой, чтобы покупать билет прикладывая карточку к турникету) и более 7 раз, чтобы он получился выгоднее «Тройки». Если вы планируете с утра до вечера перемещаться на общественном транспорте, это предложение для вас. А если вы обходитесь стандартными 2–3 поездками в день — лучше рассмотреть другой вариант.

Также существуют безлимитные билеты на 3 и 7 суток (415 и 830 рублей). Безлимитный билет на 3 суток имеет смысл покупать, если вы планируете совершить более 12 поездок в течение трёх суток (т.е. не менее 4 поездок каждый день). Если поездок будет меньше, то дешевле обойдётся купить «Тройку».

Безлимитный на 7 суток будет выгоднее «Тройки» только после 24 поездки (т.е. не менее 3-4 поездок каждый день). При меньшем количестве поездок «Тройка» выгоднее.

А что же с «Единым» на долгие сроки — например, на месяц? Такой билет на 30 дней стоит 2075 рублей.

Если вы в среднем совершаете 12 поездок в неделю (5 раз в неделю на работу и один «выход в город»), то есть 48 поездок в месяц, одна поездка по «Единому» на месяц обойдется вам в 43 рубля.

Это дороже и «Тройки», «бесконтактных» билетов в турникете и любого «многопоездочного» «Единого». Кому же выгоден такой проездной? Тем, кто пользуется метроне менее 3-х раз в день каждый день, включая выходные.

А вот если вы ездите не только на метро, но и на наземном транспорте, о безлимитном «Едином» на месяц стоит задуматься. Если в месяц вы будете совершать не 48, а 96 поездок, то одна поездка будет стоить уже 21 р. 61 коп.

Проездной на год стоит 18 900 рублей. Стоит ли сразу расходовать такую большую сумму? И поможет ли она вам сэкономить на транспорте? Допустим, вы ездите на метро только на работу, а выходные в основном проводите дома или за городом, лишь изредка выезжая на прогулку в центр города.

40 поездок в месяц — это 480 поездок в год, плюс небольшие выезды по выходным… В год у вас выйдет примерно 500–510 поездок. В этом случае годовой проездной для вас не имеет смысла: одна поездка обойдется вам в 37 рублей — то есть дороже, чем по «Тройке» или по «Единому» на 60 поездок.

Однако если вы ездите каждый день на метро как минимум два раза, то годовой «Единый» будет выгоднее «Единого» на 60 дней. Чтобы годовой «Единый» вышел для вас дешевле, чем каждый месяц покупать «Единый» на 60 поездок, необходимо совершать около 650 поездок в год —  тогда цена поездки составит 29 рублей.

Если же вы не уверены, что метро нужно вам регулярно в течение года, лучше воспользоваться другими типами карточек.

«Единый» на год будет безусловно выгоден тем, кто пользуется не только метро, но и наземным транспортом.

При тысяче поездок в год цена одной поездки для вас составит всего лишь 19 рублей. Это действительно выгодно!

Примеры

Ситуация №1. Я живу в Москве постоянно и передвигаюсь исключительно на метро.

* работаю 5 дней в неделю, не езжу никуда по выходным
** Езжу на метро ежедневно (туда и обратно)

Вывод: Для тех, кто регулярно ездит на метро, наиболее выгодная опция зависит от количества поездок в месяц. Если вы ездите изредка (до 20 раз в месяц), то наиболее выгодный вариант — это одноразовые 36-рублёвые билеты по карте «Тройка».

Если вы пользуетесь метро регулярно, также и по выходным (пусть даже и не каждые выходные), то наиболее выгодным вариантом для вас может оказаться «Единый» на 60 поездок. Если же вы активный пассажир метро (от двух и более поездок каждый день, в т.ч.

и по выходным), то определённо стоит задуматься над покупкой годового безлимитного «Единого» билета.

Ситуация №2. Я не выезжаю за пределы своего административного округа или передвигаюсь только по соседним районам, поездок на наземном транспорте мне вполне хватает для жизни в Москве.

* работаю 5 дней в неделю, не езжу никуда по выходным
** Езжу ежедневно (туда и обратно)

Вывод:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5df6aa08c31e4900ba3d5305/transport-v-moskve-kak-sekonomit-5df74348433ecc00b17df293

Оплата проезда в командировке: как оплачивать расходы на служебный и личный автомобиль, такси, общественный транспорт, аренду авто?

Оплата проезда на метро в командировке

Направление работника на выполнение им своих трудовых функций не по месту постоянной работы непосредственно связано с финансовыми затратами.

Все вопросы, касающиеся организации командировок, их продолжительности и оплаты регулируются Трудовым кодексом России, а также Положением №749, утвержденным Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года.

Одной из основных статей затрат, связанных со служебными поездками, является оплата проездных документов до места командировки, а также перемещение на каких-либо видах транспорта на протяжении всего времени выполнения поставленного соответствующим приказом задания.

Оплачивается ли дорога туда и обратно?

Статья 167 Трудового кодекса закрепляет ряд гарантий, предоставляемых работникам, направленным на выполнение трудовых обязанностей вне постоянного места работы.

Среди таких гарантий:

  • Сохранение средней заработной платы за командированным сотрудником;
  • Сохранение должности (рабочего места);
  • Возмещение всех трат, произведенных в связи с направлением в служебную поездку.

Также закреплено обязательство предприятия (организации) компенсировать гражданам, направленным в командировку, оплату проездных документов (статья 168 ТК Российской Федерации).

Конкретизация необходимых к возмещению трат на проезд, связанных со служебной поездкой, содержится в пунктах 10 и 12 Положения №749.

В соответствии с представленным нормативно-правовым актом в транспортные затраты первостепенно включается стоимость проездных документов к месту выполнения задания (в соответствии с приказом) и назад к постоянному месту работы.

Все расходы, связанные с оплатой транспортных услуг, предварительно включаются в сумму авансового командировочного платежа и подтверждаются предоставленными сотрудником по окончании служебной поездки проездными документами.

Важно! Если проезд к месту выполнения трудовой функции направленным сотрудником осуществляется на поезде, затраты на постельное белье также относятся к транспортным.

Также сюда включается страхование пассажиров и сервисные сборы.

Оплата в месте назначения

Расходы, которые несет предприятие (организация) при направлении работника в служебную поездку, включают в себя:

  • Суточные;
  • Оплату проживания;
  • Проезд;
  • Заработную плату.

Затраты на проезд в месте командировки могут быть отнесены к двум из выше приведенных статьям расходов – суточным или проездным. Регулируется представленный вопрос пунктом 12 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России №749.

Представленный выше нормативно-правовой акт обязует работодателя возмещать сотруднику плату за проезд в месте командировки. Однако следует учитывать, что вид используемого транспорта должен быть аргументированно обоснован (особенно при наличии его альтернативных вариантов).

Если работник имеет возможность ежедневно добираться к месту выполнения своего задания на троллейбусе, но при этом использует такси, плата за которое значительно превышает стоимость троллейбусного билета, он должен аргументировать необходимость использования такого вида транспорта (например, нерегулярный маршрут троллейбуса или длительное время в пути).

Когда бухгалтерия не соглашается с предоставленным обоснованием, работнику не возмещается потраченная сумма.

Компенсация за общественный транспорт

Оплата проездных билетов общественного транспорта относится к транспортным в тех случаях, когда представленный вид передвижения использовался командированным сотрудником, чтобы добраться до станции железнодорожного вокзала, аэропорта, морского порта и т.п., если они располагаются за чертой города, а также в случаях, когда выполнить трудовую функцию по приказу необходимо на нескольких объектах, не расположенных в пешей доступности.

При этом лицо, направленное в служебную поездку, обязывается предъявить документ, подтверждающий пользование маршрутками, автобусами, троллейбусами, метро и т.д. (чеки, единоразовые или единые билеты).

Если работник в месте командировки добирается общественным транспортом до предприятия (организации), на котором он должен осуществить указанные начальством работы, такие расходы входят в суточные.

Указанное выше разделение диктуется нормами налогового законодательства в части обязательного обоснования бухгалтерией предприятия (организации) командировочных расходов и, при неверном их разделении, растраты могут быть отнесены к необоснованным, что влечет за собой наложение санкций.

Расходы на личный авто

Направляя работника в служебную поездку руководство предприятия (организации) вправе определять более выгодный способ проезда к месту командировки.

При добровольном согласии сотрудника может использоваться его личный транспорт.

При использовании личного автомобиля работника, ему возмещается не только стоимость израсходованного топлива в соответствии с заправочными чеками, но и эксплуатационная амортизация.

Федеративная налоговая служба устанавливает сумму, которая подлежит компенсации за использованный собственный транспорт лица, направленного в служебную поездку:

  • Объем двигателя до 2 литров – 1 тысяча 200 рублей;
  • Объем двигателя, превышающий 2 литра – 1 тысяча 500 рублей.

Указанные выше цифры имеют рекомендационный характер и могут быть изменены по согласованию руководства предприятия (организации) и работника.

Важным моментом использования транспортного средства командированного сотрудника является необходимость оформления путевого листа, в котором водитель обязан фиксировать свое передвижения и соответствующий километраж.

Подробнее об оплате расходов на личный автомобиль читайте здесь.

Как оплачивать служебный автомобиль?

Использование служебного автомобиля как средство передвижения к месту командировки также разрешено законодателем.

При этом сотруднику, направленному в служебную поездку, должны быть компенсированы все затраты на топливо, подтвержденные чеками с заправочных станций.

Важно, что при поездке в командировку на служебной машине работнику не выплачиваются амортизационные выплаты.

Если работник ездит на такси

Выбор работником способа передвижения в месте командировке, в соответствии с нормами налогового законодательства, должен осуществляться на основании его целесообразности и выгоды для направляющего предприятия (организации).

Закон не закрепляет императива, запрещающего использование в командировке такси, однако соответствующие транспортные расходы должны быть не только документально подтверждены работником для получения компенсации, но и аргументированы.

Сотруднику может быть отказано в компенсации в том случае, если в месте командировке ему были доступны более дешевые способы передвижения, позволяющие добраться в пункт назначения за такое же (или приблизительно такое же) количество времени.

Подробнее об оплате затрат на такси читайте здесь.

Аренда транспорта

Аренда автомобиля, как правило, часто используется в заграничных командировках. Пункт 12 Положения № 749 оставляет открытым перечень транспортных затрат по командировке, в связи с чем работник имеет право на заключение договора аренды машины.

Предприятие (организация) компенсирует расходы, связанные с арендой, а также за оплату ГСМ.

При этом работник в трехдневный срок после возвращения должен предоставить отчет об авансовом платеже с приложенным договором аренды (иным документом, подтверждающим временное пользование авто) и чеками об оплате ГСМ.

Выводы

Законодатель возлагает на работодателя обязательство компенсировать командированным работникам транспортные расходы.

Перечень затрат, которые относятся к проездным, не указан работодателем, что позволяет сотрудникам использовать все доступные средства передвижения при условии наличия подтверждающего такое использование документа.

Предоставить проездные билеты, чеки об оплате ГСМ, аренды машины и т.п. работник должен не позднее трех рабочих дней с момента возвращения на постоянное место работы.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/oplata-proezda.html

Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском

Оплата проезда на метро в командировке

Командировка во время отпуска

Отпуск во время командировки

После командировки в отпуск

После отпуска в командировку

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой.

Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его  согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком. 

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

  • несовершеннолетних;
  • работников вредных или опасных производств;
  • беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

  1. Принять наличными через кассу.
  2. Вычесть из зарплаты.
  3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку  в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2021 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки 

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

  • участник ВОВ;
  • пенсионер;
  • инвалид;
  • супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
  • отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы. 

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2021 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2021 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда. 

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счёт этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Праге, а в командировку ему нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку. 

Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах? 

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2021 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

Источник: https://kontur.ru/articles/5661

Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2021, возмещение расходов командировочных

Оплата проезда на метро в командировке

Последние изменения: Январь 2021

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.

При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2021 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.

Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

 

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Источник: https://zakon-dostupno.ru/oplata/kak-oplachivaetsya-komandirovka/

Все о легальности
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: