Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Содержание
  1. Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки
  2. Что такое «подотчет»
  3. Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ
  4. Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя
  5. Выводы
  6. Деньги под отчет
  7. Что значит деньги под отчет
  8. На какие цели осуществляется выдача денег под отчет
  9. Какие документы нужны, чтобы выдать деньги под отчет сотруднику
  10. Приказ на выдачу денег под отчет сотруднику
  11. Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?
  12. Как выдают деньги под отчет
  13. Если покупка сделана от фирмы
  14. Если работник купил от себя
  15. Подводим итоги
  16. Если работник потратил свои деньги
  17. Подотчет или компенсация затрат
  18. Действие по договору поручения
  19. Оформление документов
  20. Налоговые «итоги»
  21. Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет
  22. Купили не согласовав: рецепт первый
  23. Купили не согласовав: рецепт второй
  24. Налоги и риски поручения
  25. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  26. Как выдаются подотчетные средства
  27. Порядок выдачи подотчетных сумм
  28. Что изменил закон о применении ККТ
  29. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  30. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  31. Изменения с 1 июля 2021 года

Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки

Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

  • распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
  • письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства.

Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.

3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д.

И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е.

подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Чтобы понять, кому можно выдавать деньги под отчет, стоит обратиться к банковскому Указанию №3210-У. В нем сказано, что подотчетным лицом может быть сотрудник предпринимателя либо юрлица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.

2014 №29-Р-Р-6/7859 (ССЫЛКА), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги».

Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.

3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2021 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  • к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  • к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  • к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
  • к приему лотерейных ставок;
  • к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.

1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ.

Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  • прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  • зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  • выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  • предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2021 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты).

В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ССЫЛКА).

Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Выводы

  1. Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.
  2. В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ). Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).
  3. Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.

Источник: https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/podotchet-i-onlajn-kassa.html

Деньги под отчет

Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Деньги под отчет: цели, правильное оформление процедуры

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Для каких целей выдаются деньги под отчет
  • Как правильно оформить выдачу денег под отчет
  • О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет
  • Какие спорные моменты могут возникнуть при выдаче денег под отчет

Подотчетные средства – это те, что выдаются работнику для трат, которые непосредственно связаны с деятельностью компании: оплата командировки, канцтоваров, полиграфических материалов и так далее. Мы расскажем вам, как осуществляется сам процесс выдачи денег под отчет, какие есть в этом вопросе подводные камни и как проводится контроль трат.

Что значит деньги под отчет

Процедура выдачи средств строго регламентирована. Прежде всего сотрудник должен составить документ, где он просит выделить ему деньги под отчет. Заявление составляет также и руководитель (если средства требуются ему), поскольку все расходы предприятия должны проходить через бухгалтерию.

При одобрении расходов вы получите либо наличные в кассе компании, либо же перевод на карту банка. Период использования денег под отчет, на какой срок они выдаются – все это определяет руководство организации.

Люди, которые получили средства, должны в определенное время предоставить отчет по расходам.

Ведомость по затратам необходимо направить бухгалтерам. К ней обязательно нужно приложить полученные квитанции и чеки, которые подтвердят покупки, оплату проживания, транспорта и так далее.

Для вашего же удобства не включайте список работников, которые имеют право получить деньги под отчет, в приказ об учетной политике.

Иначе будет достаточно проблематично кого-то внести или убрать из этого списка, ведь корректировать учетную политику разрешено лишь в нескольких случаях (ч. 6 ст. 8 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Поэтому лучше оформите список подотчетников как отдельный документ.

Чтобы организовать правильный учет, контролировать достоверность данных и организовать должным образом расчет с работниками, которые взяли деньги под отчет, будет разумно утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Порядок выдачи денег под отчет, требования к сопутствующей документации – все это регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. В документе также говорится, что средства могут получать не только работники самой компании, но и филиалы организации, которые не состоят на самостоятельном учете.

Закон устанавливает следующие требования:

  • Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться исключительно на те нужды, которые обусловлены деятельностью организации. Например, для оплаты командировочных дней.
  • Человек, получивший средства, обязан предоставить документы о тратах денег под отчет. Срок, в который необходимо предъявить квитанции и чеки, обычно составляет 3 рабочих дня с момента, указанного в заявлении о выделении средств. Если человек был в командировке, то время отсчитывается со дня его возвращения. Все бумаги должны быть направлены в бухгалтерию.
  • Те люди, на которых было ранее оформлено получение денег под отчет, но которые еще не предоставили подтверждающие документы о тратах, не имеют права делать новый запрос на выплаты.

Подотчетное лицо отвечает за полученную сумму и ни при каких обстоятельствах не может передавать средства третьим лицам.

«Дивиденды учредителю ООО: порядок расчета и налоговые нюансы» Подробнее

Необходимы специальные документы для выдачи денег под отчет: приказ директора компании, а также согласие самого работника. Без последнего бухгалтеры не могут оформить перевод средств.

Заявление о выдаче денег под отчет пишется в свободной форме, поскольку нет установленной формы для его составления. Однако у работников бухгалтерии можно запросить образец такой бумаги.

На какие цели осуществляется выдача денег под отчет

Подотчетные выплаты расходуются на те цели, которые способствуют нормальной работе компании. Средства могут быть выданы как непосредственно работникам фирмы, так и подрядным организациям.

Согласно закону выданы деньги из кассы под отчет могут быть только на определенные расходы.

Среди них:

  • покрытие командировочных трат;
  • аренда жилья для сотрудника;
  • покупка товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата предоставленных компании работ и услуг;
  • приобретение канцелярии и хозяйственных принадлежностей для офиса и так далее.

Если подотчетные деньги используются в основном денежном обороте компании, то есть проводятся расчеты между фирмами и ИП, то максимально допустимая сумма, которую директор может направить на эти нужды, не должна быть выше 100 тыс. руб. по каждому договору.

Какие документы нужны, чтобы выдать деньги под отчет сотруднику

Существует ряд законов, регулирующих процедуру выдачи денег под отчет. Оформить выдачу средств можно при наличии определенного перечня бумаг:

  • служебная записка, где указана необходимость получения средств, сведения о стороне, инициирующей выдачу, и о получателе (этот документ не нужен в случае, если сам директор является инициатором);
  • приказ, составленный и подписанный директором;
  • кассовый расходный ордер;

Когда выдача наличных денег под отчет осуществляется для покрытия производственных расходов, которые связаны с трудовыми поручениями, может потребоваться какой-то дополнительный документ.

Это может быть:

  • командировочное удостоверение;
  • книга регистрации работников, ездивших в командировки;
  • рабочее задание;
  • доверенность, подтверждающая согласие фирмы расходовать средства от ее лица;
  • книга учетов имеющихся доверенностей.

Приказ на выдачу денег под отчет сотруднику

Чтобы официально оформить выдачу денег под отчет, директор должен составить соответствующий приказ. Лишь на основании этого документа бухгалтер вправе перечислить указанную сумму на расходы. Образец формы можно найти в Интернете или же составить в свободной форме.

Источник: https://kbdp.ru/news/dengi-pod-otchet/

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Если подотчетник потратил собственные деньги, а работодатель возместил ему перерасход, есть риск, что налоговики посчитают эту выплату доходом сотрудника. Расскажем, что надо сделать, чтобы этого не случилось.

Как выдают деньги под отчет

Обычное дело.

Секретарю Ирине под отчет выдали 700 руб. для покупки чайника. Девушка обошла все магазины — за такую цену товара нет. Даже самый простой стоит дороже. Ходить устала и, добавив своих денег, купила за 1 700 руб. У директора не спросила, нужен ли ему в офис такой чайник. Может он нашел бы попроще, но сотрудница не оставила выбора. И, возвращаясь с покупкой, надеялась, что вернет свою тысячу.

Произвол и недальновидность работника — не редкость. Что теперь делать бухгалтеру и как вернуть сотруднику потраченные сверх лимита деньги, читайте дальше.

Правила выдачи подотчетных средств закреплены п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:

  • Подотчетное лицо пишет заявление в произвольной форме, указывает сумму и срок, на который берет деньги, ставит подпись и дату. Директор визирует.
  • Бухгалтер готовит расходный ордер, а работник принимает деньги в кассе или на карточку.
  • В течение 3 дней с даты окончания срока подотчета сотрудник сдает авансовый отчет и первичные документы — доказательства потраченных денег.

В нашем примере бухгалтер при проверке заметит, что потрачено больше, чем выдано. Сотрудница нарушила порядок, не согласовав покупку с руководством. Ей нужно написать заявление о возмещении понесенных расходов и приложить чек из магазина.

Теперь все зависит от директора — примет он дорогостоящий товар или попросит вернуть в кассу 700 руб., а чайник забрать обратно. Если цена устроит — будет составлен приказ, на основании которого бухгалтер перечислит потраченную сумму работнику.

Если покупка сделана от фирмы

Проблема в том, что компенсация выглядит обычной выплатой. Налоговики с нее с большой долей вероятности потребуют НДФЛ. Избежать разборок с органами поможет положение (акт, регламент) предприятия о порядке расчетов в ситуациях, когда сотрудник отдал свои деньги при приобретении товара для организации.

Дело упрощается, если операцию провели от имени юридического лица — в первичном документе в графе «Покупатель» указано название организации. Тогда понятно, что товар приобрели для фирмы. Компенсация работнику не станет его доходом и не придется начислять НДФЛ.

Оформляется выплата расходным ордером и проводками:

  • Выдана работнику компенсация из кассы — Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50 «Касса».
  • Принятие ценности к учету — Дт 10 «Материалы» Кт 73. Вместо счета «10» может быть и другой — 07, 08,11, 41 (смотря, что купили).

Авансовый отчет здесь необязателен: деньги же не фирмы, а сотрудника. Но некоторым бухгалтерам спокойнее, когда он есть, можно и сделать.

Полезная информация от Консультант+ о том, как оформить перерасход

Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (Форма N АО-1)).

В строке “Основание” РКО укажите: “Перерасход по авансовому отчету от ________ N ____”. На основании РКО внесите запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Читать подробнее…

Если работник купил от себя

Если же документ на оплату оформлен на физическое лицо или того хуже — чек безымянный, то и ценность считается приобретенной для нужд гражданина, а организация здесь вроде как ни при чем.

Единственное, что докажет связь фирмы и товара, — это доверенность на его покупку. Если номенклатура соответствует целям выдачи денег под отчет, то понятно, что сотрудник действовал в интересах работодателя.

В таком случае сдают авансовый отчет и при перерасходе получают компенсацию.

Но когда доверенности нет, а первичка выписана на физическое лицо, то и подтвердить цель покупки нечем. По таким документам учесть расходы предприятия не получится, ведь работник заплатил за нее свои деньги.

Налоговики все равно исключат потраченную сумму из налогооблагаемой базы. Нужно, чтобы фирма стала собственником приобретенной ценности.

Поэтому придется выкупить ее у работника закупочным актом или по договору купли-продажи.

Опять же после выплаты сотруднику за товар у него появится доход, за который последует налог (п. 1 ст. 228 НК РФ). Работник по окончании года подаст декларацию 3-НДФЛ. Можно применить вычет (ст. 220 НК РФ).

Бухгалтеру поступление товара следует отразить:

  • Оплата за товар — Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 50 «Касса».
  • Оприходованы материалы — Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76.

Как видим, простая доверенность сильно облегчает жизнь: юристу не пришлось бы делать договор купли-продажи, а работнику — оформлять декларацию и платить НДФЛ.

Теперь наш бухгалтер при выдаче аванса всех предупреждает, что покупки свыше нормы согласовываются или хотя бы оформляются от имени организации.

Подводим итоги

  • Если работник заплатил свои деньги, сделав покупку для нужд работодателя, ему надо написать заявление о компенсации. Решение примет директор: не всегда дорогостоящий товар нужен, иногда его проще сдать обратно.
  • Когда первичка оформлена на фирму, то расходы без проблем компенсируются работнику. Но нужно иметь положение, содержащее порядок расчетов в таких ситуациях.
  • При оформлении от физического лица придется выкупить у него товар. Фирма оформит сделку, а работник пойдет отчитываться в налоговую за полученнуый доход.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://blogkadrovika.ru/podotchetnik-potratil-svoi-dengi/

Если работник потратил свои деньги

Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Одна из ситуаций, которая встречается в жизни любого бухгалтера, особенно в небольшой фирме, развивается примерно по такому сценарию.

Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: «Леночка, я тут купил для работы «…», стоит «…» руб., оформи все это дело и выдай мне деньги».

Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов:

1. Где была сделана покупка?

2. Сохранились ли подтверждающие документы по покупке?

3. Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании. Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Подотчет или компенсация затрат

Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет? От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов.

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения:

1. Для отражения расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», независимо от того, что формально деньги выдаются  постфактум (самая распространенная точка зрения). Расходы подотчетного лица компенсируются согласно авансовому отчету с приложенными оправдательными документами.

Сразу отметим, что прямого запрета сначала произвести расходы за счет средств сотрудника, потом оформить это авансовым отчетом, отнести в расходы организации и компенсировать затраты работнику, законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрен случай перерасхода подотчетной суммы. Покупка полностью из личных средств сотрудника может рассматриваться как частный случай такого перерасхода.

2. Поскольку расходы компенсируются после из совершения, деньги под отчет не выдаются, подотчетное лицо отсутствует. Поэтому авансовый отчет не составляется. Для отражения расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (который однако не корреспондирует по Плану счетов с дебетом счетов 20,23, 25, 26, 44) или счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами».

Действие по договору поручения

Давайте немного подробнее обсудим вторую точку зрения, которая поддерживается нормами гражданского законодательства. Работник делает покупку, рассчитывая, что приобретенным товаром сам пользоваться не будет, а передаст его организации. Также он предполагает, что организация ему возместит произведенные расходы.

Действия сотрудника совпадают по смыслу с действиями поверенного по договору поручения (ст.971 ГК): одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор. А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава.

Оформление документов

Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов:

1. Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год.

В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов.

Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.). В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

2. Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.). Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.

3. Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации.

4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.). Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Налоговые «итоги»

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/esli-rabotnik-potratil-svoi-dengi/

Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет

Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Давайте сразу расставим точки над «i»: рассматриваемый нами случай (когда работник покупает товар за свои деньги, а потом передает этот товар работодателю и хочет получить компенсацию своих затрат) к подотчету никакого отношения не имеет.

И оформлять выдачу денег за уже купленные товары через подотчет нельзя.

Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении (о котором мы расскажем ниже) они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию (о чем мы тоже скажем ниже).

Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании. В этом регламенте надо четко указать, что товары в интересах организации могут приобретаться двумя способами.

Первый: деньги на необходимые для организации товары выдаются уполномоченному сотруднику заранее, под отчет с указанием целей, на которые эти деньги должны быть израсходованы.

Второй: сотрудникам выдается доверенность на совершение покупок от имени организации и за счет организации. Во всех иных случаях средства, потраченные сотрудниками на благо организации, не возмещаются.

Этот регламент, естественно,  нужно утвердить приказом по организации и довести под подпись до каждого сотрудника.

Купили не согласовав: рецепт первый

Однако полностью исключить случаи несогласованных покупок «за свои» регламент не способен. Ведь добиться  прилежного исполнения регламента зачастую очень сложно, особенно от высокопоставленных и ключевых сотрудников.

Так что нам не обойтись без ответа на вопрос «как оформить возмещение средств сотрудникам, купившим товар за свои деньги и без предварительно выданной соответствующей доверенности».

Вариантов такого оформления два (разумеется, вариант оформления «задним числом» мы не рассматриваем).

Первый вариант – заключить с сотрудником договора купли-продажи. То есть выкупить у него те товаров, которые он приобрел за свой счет для организации. Этот вариант в налоговом плане абсолютно безрисковый, однако влечет увеличение налоговой нагрузки.

Дело в том, что по этому договору организация не сможет принять к вычету НДС, так как продавцом выступает обычное физическое лицо, а оно плательщиком НДС не является. Сами понимаете, что счет-фактура, даже если таковой был выдан в магазине, тут никак не поможет.

При этом в адрес работника нужно будет выплатить сумму, включающую в себя НДС, – ведь именно такую сумму сотрудник заплатил в магазине.

Кроме того, нельзя забывать, что выплата по договору купли-продажи образует доход работника. А значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ – сотрудникам придется самостоятельно отчитываться по этой операции в инспекции (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Купили не согласовав: рецепт второй

Избежать проблем с налогами позволяет второй способ оформления таких взаимоотношений. А именно – признание их договором поручения. Поясним.

Если мы внимательно присмотримся к сути отношений, возникающих между работником и организацией (а именно на суть отношений требует смотреть Гражданский кодекс – п. 2 ст. 170), то увидим, что в данном случае ни организация, ни работник не намерены заключать между собой договор купли-продажи.

Ведь в подобных ситуациях работник приобретает товары, изначально рассчитывая, что сам ими пользоваться не будет, а передаст организации.

Более того, работник предполагает (в силу своего должностного положения или по устному согласованию), что средства на покупку организация ему возместит.

Да и организация, возмещая работнику истраченные им деньги, подразумевает вовсе не покупку товара, а компенсацию расходов.

Из этого следует, что в рассматриваемой ситуации юридически не совсем корректно будет говорить о том, что работник покупает вещь для дальнейшей перепродажи организации, и некорректно в дальнейшем заключать договор купли-продажи между сотрудником и организацией. Волеизъявление обеих сторон не направлено на куплю-продажу. А значит, такого договора просто не может быть в силу прямого указания на это в пункте 3 статьи 154 Гражданского кодекса.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что?

И ответ на этот вопрос достаточно простой – действия сотрудника, который уже в момент покупки знает, что имущество предназначается не ему, а организации, и расходы на покупку в конечном итоге тоже несет не он, а организация, в точности соответствуют действиям поверенного по договору поручения. Напомним, что по договору поручения (ст. 971 ГК РФ) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Налоги и риски поручения

Что же конкретно дает организации признание рассматриваемой операции поручением? Во-первых, частично снимается вопрос с увеличением налогового бремени.

Ведь по ГК РФ право собственности на приобретенные товары  возникает не у работников, а сразу у организации. Это значит, что продавцом выступает уже не работник, как в предыдущем варианте, а другая организация или ИП.

Соответственно есть возможность в дальнейшем получить у  них счет-фактуру и поставить НДС к вычету.

Во-вторых, снимается с повестки дня вопрос с НДФЛ у работников. Выплаты при таком оформлении взаимоотношений носят характер возмещения понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ). Таким образом, дохода у работника не возникает, а раз нет дохода –  нет ни объекта обложения НДФЛ, ни обязанности подавать декларацию.

Но, как и у любой медали, есть здесь и обратная сторона. Речь идет о рисках. И главный риск здесь – отсутствие письменного договора. Да, Гражданский кодекс допускает заключение договоров в устной форме (ст.

159), но одновременно говорит, что сделки между юрлицом и гражданином должны заключаться письменно (ст. 161 ГК РФ).

И хотя нарушение этого правила не делает договор недействительным (а лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания – ст. 162 ГК РФ), риск претензий со стороны налоговой остается весьма высоким.

Снизить этот риск можно путем оформления различных письменных документов, сопровождающих сделку и подтверждающих, что работник действовал в интересах организации. Такими документами могут быть служебные или объяснительные записки, отчеты работников о произведенных покупках, и т.п.

, завизированные руководителем организации, а также приказы или распоряжения о выплате компенсации.

При этом в таких приказах лучше прямо указывать, что отношения с работниками являются поручением, и, указывая бухгалтерии на необходимость произвести выплату, делать ссылки на соответствующие статьи ГК РФ и четко называть эту выплату компенсацией расходов поверенного.

Но все же еще раз оговоримся: лучше таких ситуаций избегать и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности (образец доверенности можно посмотреть здесь).

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2012/3/5795

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2021 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2021 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2021 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

https://www.youtube.com/watch?v=ncgd0_KuSrA

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2021 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2021 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2021 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2021 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2021 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2021 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Все о легальности
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: